Bestyrelsens forretningsorden

DASAMS - BESTYRELSENS FORRETNINGSORDEN 2021-2022

Bestyrelsens konstituering

Bestyrelsen konstituerer sig umiddelbart efter generalforsamlingen i henhold til vedtægterne.

Afholdelse af bestyrelsesmøder

Bestyrelsen holder ordentligvis møde månedligt eller hver anden måned og i øvrigt efter behov, herunder hvis et bestyrelsesmedlem fremsætter ønske herom overfor formanden. Formanden indkalder til bestyrelsens møder medmindre andet aftales. Møder indkaldes vanligvis med mindst 2 ugers varsel.

To uger inden mødet indsender medlemmerne en skriftlig orientering til orienteringspunkterne. Sekretæren indsætter disse i dagsordenen. Dagsorden udsendes minimum 5 dage inden mødet.

Formanden kan delegere mødeindkaldelse og udsendelse af dagsorden til sekretær eller andet medlem af bestyrelsen.

Dagsorden til bestyrelsesmøderne indeholder vanligvis følgende punkter:

1. Valg af mødeleder og referent
2. Godkendelse af dagsorden
3. Nyt fra formanden
4. Nyt fra kassereren
5. Nyt fra selskabets udvalg
6. Orientering fra øvrige organisationer med DASAMS-repræsentation (fx LVS og DSFF)
7. Drøftelsespunkter
8. Nye henvendelser til bestyrelsen
9. Planlægning af næste møde
10. Eventuelt

Referat fra bestyrelsesmøderne

Der udarbejdes beslutningsreferat fra bestyrelsesmøderne. Referatet godkendes via mail og lægges herefter på hjemmesiden. Referenten har ansvar for godkendelsesproces og offentliggørelse.

Bestyrelsens beslutningsdygtighed

Beslutninger i bestyrelsen træffes almindeligvis i konsensus. I tilfælde af uenighed
foretages afstemning. Beslutning træffes da ved almindeligt flertal. Ved stemmelighed er
formandens stemme udslagsgivende. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, såfremt der er
mindst fire medlemmer til stede. Ved medlemsforfald indtræder suppleanterne.
Beslutninger kan udover på bestyrelsens møder om nødvendigt træffes pr. mail.

Kontakt med selskabets udvalg og arbejdsgrupper

I forbindelse med nedsættelse af udvalg i selskabet skal der foreligge et af bestyrelsen
godkendt kommissorium.
Hvis der ikke allerede er repræsentation fra udvalgene i bestyrelsen, bliver formanden for
disse udvalg inviteret til et årligt møde med bestyrelsen. Bestyrelsens formand er i øvrigt
ansvarlig for kontakten med udvalgenes formænd og for at sikre orientering af bestyrelsen
i relevant omfang.

Selskabets repræsentanter

Bestyrelsen sikrer en ajourført liste over de af selskabet udpegede repræsentanter i
organisationer, udvalg m.v. Bestyrelsens formand er ansvarlig for kontakten med de
udpegede repræsentanter og for at sikre orientering af bestyrelsen i relevant omfang.

Generalforsamling

Bestyrelsen foranlediger indkaldelse til generalforsamling i henhold til vedtægterne.
Formanden udarbejder udkast til bestyrelsens skriftlige beretning, som godkendes af
bestyrelsens øvrige medlemmer forud for generalforsamlingen. Som en del af den
skriftlige beretning fremlægges liste over de af selskabet udpegede repræsentanter i
organisationer, udvalg mv. Kassereren udarbejder regnskab samt overslag over planlagte
udgifter i samarbejde med DSFFs administrator. Disse godkendes ligeledes af
bestyrelsens øvrige medlemmer forud for generalforsamlingen.

Formanden som repræsentant for foreningen

Henvendelser til formanden drøftes mellem formand og næstformand, og disse tager i
fællesskab stilling til håndteringen af henvendelsen, herunder om resten af bestyrelsen
eller ordinære medlemmer skal inddrages. Formanden orienterer løbende bestyrelsen om
sager af relevans. Henvendelser, hvor involvering af den øvrige bestyrelse ikke er fundet
relevant, fremlægges til orientering på førstkommende bestyrelsesmøde.

Formanden kan selvstændigt tage stilling til relevante udgifter inden for en ramme af 5.000
kr. Beløb derover skal godkendes i bestyrelsen.

Hjemmesiden

Det er bestyrelsens ansvar at sikre, at selskabets hjemmeside opdateres løbende.

Høringssvar

Høringssvar fra Selskabet sendes altid til den myndighed eller instans, som har sendt
emnet i høring, uanset om DASAMS er på høringslisten eller ej. Såfremt høring af
selskabet foregår ved melleminstans f.eks. LVS eller DSFF, sendes kopi af høringssvaret
til denne.
Høringssvar lægges endvidere på Selskabets hjemmeside. Herudover kan bestyrelsen
beslutte om et høringssvar skal formidles ud til medier, fx Ugeskrift for Læger,
Sundhedsmonitor, Dagens Medicin mv.

Ajourføring

Bestyrelsens forretningsorden godkendes årligt snarest muligt efter bestyrelsens
konstituering.

Godkendt af bestyrelsen den 18. maj 2021

 

Forretningsorden som PDF fil